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Office manager – Administrative RH

Bordeaux · Minimum Bac+2

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Vous cherchez un nouveau défi au sein d’une entreprise où l’humain et l’innovation sont au cœur de la stratégie ? Vous aimez organiser, accompagner et faire vivre le quotidien d’une équipe internationale ? Ce poste est pour vous !

Chez nous, l’innovation est au cœur de nos préoccupations : de la stratégie à la gestion, en passant par la recherche de financements.

Notre mission consiste à guider nos clients (PME, ETI, grands groupes, organismes publics, etc.) dans la structuration et la recherche de financement pour leurs projets de R&D, d’innovation et d’investissement, en utilisant les subventions publiques adéquates aux niveaux régionaux, nationaux et européens.

Chez Zabala Innovation, nous croyons que les individus sont notre atout le plus précieux ; notre culture de l’innovation ne serait pas possible sans le talent et l’engagement de notre équipe de plus de 600 professionnels, répartis dans nos 13 bureaux internationaux, travaillant ensemble pour soutenir la croissance de nos clients.

    • Bordeaux

    • Présentielle

    • CDD

Que proposons-nous ?

Le bureau de Bordeaux recherche un(e) Office Manager pour prendre en charge la gestion administrative et RH quotidienne, et assurer le bon fonctionnement des bureaux de Bordeaux et Paris. Vous serez un véritable support pour l’équipe, en garantissant fluidité, organisation et suivi des processus internes.

Vos principales missions incluront :

Gestion RH

  • Participer au recrutement : rédaction et diffusion des offres, présélection, conduite des premiers entretiens.
  • Organiser l’onboarding et l’offboarding (contrats, documents, matériel, parcours d’intégration).
  • Préparer les variables de paie, coordonner avec le cabinet comptable et vérifier les bulletins.
  • Suivre l’administratif RH : contrats et avenants, mutuelle/prévoyance, absences, télétravail, arrêts maladie.
  • Assurer la gestion des tickets restaurant, feuilles de temps et convocations de médecine du travail.

Administration et coordination interne

  • Gérer le courrier, l’archivage, les documents internes et les procédures (livret d’accueil, modèles…).
  • Traiter les factures, justificatifs et dépenses en lien avec les équipes financières.
  • Mettre à jour les données du CRM et apporter un support administratif à certains appels d’offres.

Vie du bureau et opérations

  • Être le point de contact pour les collaborateurs, visiteurs et prestataires.
  • Assurer la gestion des locaux : maintenance, interventions techniques, fournisseurs, stocks de fournitures et matériel IT.
  • Coordonner les demandes quotidiennes du bureau et veiller au bon fonctionnement général.
  • Organiser les déplacements professionnels des équipes et les événements internes (teambuildings, moments conviviaux, accueil des nouveaux).

    • Nous sommes engagés dans un modèle mixte. Vous pouvez télétravailler une partie de votre journée de travail et, dans tous les cas, vous serez toujours en mesure de venir au bureau.

    • Nous croyons au développement professionnel des personnes, nous nous engageons donc à vous former.

Qu'est-ce que nous recherchons?

Qu'est-ce que nous considérons comme nécessaire ?
  • Formation Bac+2 minimum en gestion, administration, RH ou équivalent
  • Expérience professionnelle d’au moins 2 ans sur un poste similaire (Office Manager, Assistant(e) de direction, Assistant(e) RH)
  • Maîtrise de l’Anglais professionnel
  • Autonomie, rigueur et sens de l’organisation
  • Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office)

Comment se passe le travail avec nous?

Nous disposons d’une équipe d’experts dans différents domaines, essentiels pour comprendre chaque projet d’innovation.

Mais, sans aucun doute, ce qui définit vraiment chaque personne qui fait partie de cette entreprise, c’est l’attitude : la confiance dans les autres, la proximité, la coopération, la passion innovatrice, l’intégrité, le fait de savoir s’engager librement et de manière responsable. Six valeurs qui vivent dans notre culture et émergent dans chaque équipe.

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