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GESTION DE PROJETS

La Commission européenne a financé mon projet, quelles sont les prochaines étapes ?

gestion des projets européens

Gérer un projet financé par l’Union européenne peut être complexe, mais une planification minutieuse et le respect des directives appropriées vous aideront à atteindre vos objectifs et à garantir le financement complet. Une équipe de gestion compétente est essentielle pour ce processus.

Les responsabilités dans la gestion du projet incluent le soutien au coordinateur et au consortium, la gestion des opérations quotidiennes, l’organisation des réunions, la coordination des rapports, la résolution des questions du consortium et l’exécution des tâches conformément au plan du projet.

Chez Zabala Innovation, nous gérons actuellement 36 projets collaboratifs Horizon Europe avec un budget total de plus de 180 millions d’euros. Nous gérons également des projets financés par d’autres programmes européens tels que LIFE, Connecting Europe Facility (CEF), Innovation Fund et Interreg. Notre équipe d’experts vous aidera à naviguer efficacement dans ces processus.

Comment gérer un projet européen ?

Voici un guide avec les 10 étapes clés pour une gestion efficace des projets européens.

1. Préparer l’accord de consortium

L’accord de consortium définit les droits et responsabilités de tous les partenaires du projet. Il couvre des aspects tels que l’organisation, la prise de décision, les questions financières et la propriété intellectuelle. Ce contrat privé doit être signé par toutes les entités participantes (y compris les entités affiliées et les partenaires associés) avant l’accord de subvention et repose sur des modèles comme DESCA ou MCARD-HEU.

2. Préparer l’accord de subvention

Le consortium, dirigé par le coordinateur, négocie et finalise l’accord de subvention avec la Commission européenne. Ce document détaille les activités, la durée, le budget et les responsabilités du projet. Il établit les bases de votre projet et est généralement travaillé jusqu’à trois mois.

3. Organiser une réunion de lancement du projet

Une fois l’Accord de Subvention signé, organisez une réunion de lancement pour commencer officiellement le projet. Cette réunion, qui dure de deux à trois jours, permet de clarifier les objectifs, le budget et les délais du projet. Chaque partenaire présente son rôle, garantissant une communication claire et une bonne coordination entre tous les membres.

4. Superviser l’exécution du projet

Réalisez le projet conformément au plan établi, en respectant les méthodologies, les jalons et les délais prévus. Il est essentiel de travailler activement pour atteindre les objectifs du projet.

5. Organiser des réunions de gestion

La tenue régulière de réunions est essentielle pour une gestion efficace de ces projets collaboratifs impliquant plusieurs partenaires.

  • Assemblée Générale : réunions annuelles avec des représentants de chaque partenaire pour examiner les progrès et prendre des décisions collectives.
  • Comité Exécutif : réunions trimestrielles avec le coordinateur et les leaders des principaux paquets de travail pour guider et superviser les progrès.

Assurez-vous de bien documenter toutes les réunions et de définir clairement les points d’action pour que chaque partenaire connaisse ses responsabilités et ses délais.

6. Gérer les adaptations et amendements

Les projets peuvent nécessiter des ajustements. Si des modifications du plan sont nécessaires, demandez un amendement à l’Accord de Subvention auprès de la Commission européenne pour mettre à jour les activités, la composition du consortium, les budgets ou les délais.

7. Présenter les livrables et rapports

Au cours de l’exécution du projet, vous devez soumettre des livrables et des rapports périodiques à la Commission européenne reflétant l’avancement du projet. Assurez-vous qu’ils respectent les normes de qualité et sont alignés avec les objectifs du projet. L’équipe de gestion supervise et assure la bonne présentation de ces documents.

8. Réaliser un suivi continu

Pendant le cycle du projet (généralement entre 24 et 60 mois), surveillez continuellement l’avancement. Soumettez régulièrement des rapports techniques et financiers à l’UE pour l’informer des progrès du projet, des défis et de toute déviation par rapport au plan initial. De plus, le superviseur de projet de la Commission européenne peut organiser des réunions de révision avec des experts externes et des participants au projet pour évaluer comment le projet atteint ses objectifs. Lors de ces réunions, assurez-vous de présenter clairement les progrès réalisés et leur conformité avec l’Accord de Subvention.

9. Organiser un événement final

À la fin du projet, organisez un événement final pour présenter les résultats et partager les réussites. Cet événement est une occasion de diffuser les résultats et d’amplifier leur impact, ainsi que de favoriser le réseautage avec les parties prenantes, y compris les partenaires du projet, les décideurs politiques, les représentants de l’industrie et les chercheurs.

10. Rédiger un rapport final

Dans les 60 jours suivant la fin du projet, soumettez les rapports finaux et tout livrable en suspens via le portail de la Commission européenne. Incluez les états financiers et les certificats d’audit pour garantir la transparence et l’utilisation correcte des fonds.

Zabala Innovation, votre partenaire expert en gestion des projets européens

Chez Zabala Innovation, nous sommes experts à la fois dans la rédaction de propositions pour sécuriser le financement de projets d’innovation et dans la gestion de ces projets financés par l’UE. Depuis 2014, nous avons soutenu plus de 500 projets dans divers programmes européens. Notre expérience couvre depuis le 6e Programme Cadre (FP6) jusqu’à Horizon Europe, ainsi que d’autres programmes européens comme LIFE, le Connecting Europe Facility (CEF), le Innovation Fund et Interreg, entre autres.

Notre expertise nous permet d’offrir un service spécialisé en Gestion de Projets Européens, garantissant le respect des réglementations et vous aidant à atteindre vos objectifs avec succès.