Qu’est-ce que le ‘grant agreement’ des projets européens ?

Participer à un projet financé par l’Union européenne (UE) exige une compréhension approfondie du grant agreement (accord de subvention), un document qui établit le cadre et les conditions pour l’exécution du projet. Cet article vous propose d’explorer en détail cet accord en fournissant des informations clés pour une gestion optimale.

Qu’est-ce que le ‘grant agreement’ ?

Le grant agreement est un contrat officiel entre le consortium du projet et l’organisme financeur, tel que la Commission européenne. Cet accord précise les termes et conditions de la subvention, incluant :

• le travail que vous vous engagez à accomplir, basé sur votre proposition initiale ;
• la durée du projet ;
• le budget alloué ;
• la contribution financière de l’UE ;
• les droits et obligations de tous les participants au projet, y compris les bénéficiaires, leurs entités affiliées, les partenaires associés, les tiers apportant des contributions en nature, les sous-traitants et les destinataires de soutien financier à des tiers.

Une fois le financement approuvé, le grant agreement doit être signé dans un délai de trois mois après le début de la phase de préparation de la subvention. Chaque projet se voit attribuer un chargé de projet (officer) de la Commission européenne, provenant, par exemple, de l’Agence exécutive pour le climat, les infrastructures et l’environnement (CINEA) ou de l’Agence exécutive pour la santé et le numérique (HaDEA). Ce responsable vous accompagnera tout au long de la mise en œuvre, tandis que le coordinateur du projet sera votre principal point de contact.

Préparation du ‘grant agreement’

Après que votre projet a passé l’étape de l’évaluation, la Commission européenne vous invite à entamer la préparation du grant agreement. Cette phase est cruciale pour définir et convenir de tous les aspects du projet. Les partenaires doivent fournir une description complète et détaillée du projet, en ajustant le plan pour répondre aux attentes de l’organisme financeur. Le coordinateur du projet et l’organisme financeur peuvent négocier et apporter les ajustements nécessaires.

Il est également impératif de préparer un budget détaillé, incluant un décompte des coûts et leurs justifications. Les partenaires doivent soumettre les documents juridiques et administratifs nécessaires pour prouver leur conformité à la législation européenne.

Raquel Maeztu, responsable du service de gestion de projets européens chez Zabala Innovation, souligne l’importance de cette étape : « La préparation du grant agreement est essentielle pour assurer la bonne mise en œuvre du projet. En plus de répondre aux questions soulevées par les évaluateurs sur les aspects techniques, les bénéficiaires peuvent réviser leurs budgets pour garantir qu’ils respectent les conditions d’éligibilité des coûts et les pratiques courantes. »

Qui signe le ‘grant agreement’ ?

Le grant agreement est signé par la Commission européenne et le coordinateur du projet. Les autres bénéficiaires n’apposent pas directement leur signature sur l’accord, mais y adhèrent par le biais de formulaires d’adhésion. Les entités affiliées et les partenaires associés ne signent pas non plus et ne deviennent pas parties formelles de l’accord.

La procédure de signature du grant agreement débute lorsque la Commission européenne envoie des notifications au coordinateur du projet, décrivant les étapes à suivre pour la préparation de la subvention. Chaque bénéficiaire doit d’abord soumettre une déclaration sur l’honneur, condition préalable à la signature de l’accord. Une fois ces étapes préliminaires achevées, Bruxelles appose une signature numérique pour valider l’intégrité de l’accord.

Le coordinateur du projet, ou le demandeur principal, signe ensuite l’accord électroniquement, suivi par la signature électronique de la Commission européenne ou de l’agence concernée, rendant ainsi la subvention officielle. Enfin, chaque bénéficiaire finalise sa participation en signant électroniquement les formulaires d’adhésion.

Quelle est la différence entre le ‘grant agreement’ et le ‘consortium agreement’ ?

Le grant agreement est un contrat entre les bénéficiaires et la Commission européenne, définissant les droits et obligations liés au projet. Cet accord fixe les règles principales à suivre durant l’exécution du projet.

En revanche, le consortium agreement régit les relations internes entre les bénéficiaires du projet. Il couvre des aspects tels que la structure de gestion, les processus de prise de décision, la répartition du budget, et la gestion des paiements de l’UE. Il précise également la gestion de la responsabilité partagée, la résolution des conflits, l’admission de nouveaux participants, et la gestion des droits de propriété intellectuelle.

En cas de conflit, les dispositions du grant agreement prévalent sur celles du consortium agreement.

Modifications du ‘grant agreement’

Il peut être nécessaire de modifier le grant agreement pour assurer la bonne exécution du projet. Avant de demander toute modification, il est conseillé de discuter des changements avec le responsable de projet de la Commission européenne pour s’assurer d’une gestion adéquate du financement.

Si une modification est décidée, le coordinateur du projet doit soumettre la demande via le service de gestion des subventions sur le portail de financement et d’appels d’offres. Le coordinateur et l’agence responsable devront signer électroniquement la modification.

Une compréhension approfondie du grant agreement et une communication claire avec la Commission européenne sont essentielles pour réussir la gestion des projets européens. Cela constitue une base solide pour atteindre des résultats probants. Si vous avez besoin d’assistance pour la préparation du grant agreement, ses modifications ou tout autre aspect lié à la gestion de projets européens, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe spécialisée en gestion de projets européens est prête à vous aider.