Les défis de gestion de grands consortiums

Le système de financement Européen est devenu, durant ces dernières années, la passerelle vers l’innovation pour plusieurs organisations européennes. Néanmoins, les défis à relever peuvent être encore plus grands que les opportunités qui leur sont offertes.

Ces défis ne reposent pas seulement sur le succès des propositions mais aussi sur l’exécution du projet. Ce qui signifie que la taille du projet et la pluralité de ses acteurs (Système d’exploitation en temps réel, grandes entreprises, PME, les administrations publiques, etc.) peuvent devenir un cauchemar pour plusieurs coordinateurs de projets, qui finissent par abandonner.

La gestion de grands projets européens requiert une expertise scientifique ainsi qu’une équipe adéquate.  Le but de contrôler jusqu’au moindre détail peut faire tomber le projet vers une procédure de micro-gestion, très dangereux pour les résultats du projet.

L’objectif principal de ZABALA est d’atteindre l’excellence dans l’efficacité de la gestion pour permettre aux partenaires de se concentrer sur les aspects techniques du projet et par conséquent sa réussite. ZABALA a un savoir-faire étendu en ce qui concerne la coordination et la gestion de projets européens et est souvent impliqué dans la gestion de 95 projets européens de différents programmes (H2020, CEF, LIFE, etc.).

La gestion de projets européens est généralement  un défi pour les grands projets du fait de la taille du consortium ainsi que du nombre de personnes engagées tant au niveau technique, que administratif ou managérial. Les flux de communication entre les membres du consortium et les procédures de gestion doivent être clairement définies et établies dès le début du projet, ce qui contribuera par la suite à une coordination de projet réussie. En ce sens, ZABALA apporte un soutien aux coordinateurs de projets européens en centralisant toutes les problématiques administratives et financières du consortium, ainsi que les données pour les comptes-rendus techniques et financiers à la Commission Européenne. ZABALA fournit une stratégie d’évaluation des risques, incluant l’identification des risques potentiels et donne à l’appui la définition des mesures d’atténuation.

ZABALA est soit un partenaire de projet européen, soit un parti actif de l’aide apporté au client, et guide toujours le consortium dans le but de délivrer un travail d’une grande qualité répondant aux standards de qualité de la Commission Européenne. Le but est toujours de respecter des délais très courts pour atteindre les objectifs de l’agent de projet et la satisfaction des partenaires. Plus particulièrement dans de grands projets européens, il est fondamental pour ZABALA de travailler étroitement avec le coordinateur du projet et du responsable technique pour surveiller l’avancement général du projet d’un point de vue technique et financier. Dans ce type de projets, et depuis le début, ZABALA identifie les partenaires sans expérience au sein d’autres projets européens et leur apporte davantage de soutien. L’objectif principal est d’identifier les risques potentiels qui sont susceptibles de compromettre la bonne exécution du projet et mettre en place les mesures préventives nécessaires.

Un des autres défis de la gestion de grands consortiums est celui de gérer les divergences d’opinions et de trouver les solutions qui conviennent aux partenaires, ainsi que trouver l’équilibre entre les intérêts des entités publiques et des entités privées. Dans la majorité des projets européens, que ce soit un nombre élevé de Work Packages (jusqu’à 12) ou le nombre élevé de partenaires, cela peut ajouter une difficulté à la gestion du projet. En outre, les réunions de gestion de projet et technique doivent être organisées régulièrement dans le but de fluidifier les échanges entre tous les partenaires.

Le succès de la mise en œuvre d’un projet dépend principalement de la définition préalable du projet à l’étape de la proposition. C’est pour cette raison, qu’il est fondamental de constituer un consortium engagé qui couvre les activités requises par le sujet, pour négocier avec les partenaires leurs devoirs, leurs budgets et respecter les délais internes.

Le programme Horizon 2020 arrivera à sa fin en fin d’année 2020. Cependant, la proposition de la Commission Européenne pour Horizon Europe est un programme ambitieux de recherche et d’innovation atteignant les 100 milliards d’€ pour s’inscrire dans la continuité d’H2020.

Ecrit par Alexadra Poch et Marien Encina Lopez, consultantes en financement de l’innovation.