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Découvrez les conseils de nos experts pour ne pas tomber dans les cinq erreurs les plus faciles à commettre
La joie d’obtenir des financements pour un projet dans le cadre d’un appel à projets de la Commission européenne se transforme souvent rapidement en inquiétude sur la manière de les gérer correctement. Une multitude de questions se forme dans l’esprit des partenaires, se résumant en une seule grande question : comment éviter de commettre des erreurs dans la gestion de projets européens ?
Sans aucun doute, la plus grande inquiétude concerne la justification des dépenses. Oublier le meilleur rapport qualité-prix (ou tomber dans ce que l’on appelle un achat aléatoire), ne pas calculer correctement les dépenses de personnel, méconnaître les règles d’amortissement des équipements, ne pas inclure la TVA déductible ou soumettre des factures inéligibles dans la période de reporting des dépenses, ne sont que quelques exemples. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes et comment les éviter.
Dans ce cas, des acquisitions sont réalisées sans prendre en compte correctement la relation entre le coût et les bénéfices de ce qui est acheté. Pour éviter les coûts inefficaces et le non-respect des réglementations européennes découlant de cette erreur, un processus de sélection et d’évaluation approprié doit être suivi afin de s’assurer que les biens ou services acquis offrent le meilleur rapport qualité-prix possible en termes de qualité, d’efficacité et de coût.
Les coûts éligibles doivent être conformes aux pratiques comptables habituelles de l’entreprise. Par conséquent, il est essentiel de consulter le comptable ou le responsable financier pour s’assurer que les coûts des équipements sont correctement imputés, afin d’éviter l’inclusion de coûts inéligibles.
Non, une photo du consortium au complet lors d’une réunion, à elle seule, ne constitue pas une preuve suffisante de présence. Il est préférable d’inclure une liste de présence signée, de montrer l’agenda de l’événement et de conserver les brochures de la conférence, le cas échéant. Ces éléments aideront à justifier la nécessité des déplacements et à éviter qu’ils soient considérés comme inéligibles.
Une erreur très courante consiste à appliquer et à inclure la TVA déductible dans les justifications des projets. Cette taxe n’est pas éligible, car la société peut la récupérer au niveau national. Par conséquent, il est essentiel d’exclure la TVA des factures, en n’imputant que la partie restante.
Il est crucial de garder et de maintenir des enregistrements des heures travaillées par toutes les personnes impliquées dans le projet. Notre recommandation est de préparer mensuellement des feuilles de temps qui doivent être signées par l’employé et son superviseur.
La liste des erreurs peut s’allonger lorsqu’il y a des écarts techniques et des changements par rapport à ce qui a été initialement signé dans l’accord de subvention, ce qui entraîne le long et parfois fastidieux processus d’une modification.
“Gérer un projet européen peut être un défi, mais avec la bonne préparation et le bon focus, il est possible d’éviter les erreurs les plus courantes et de garantir le succès du projet,” souligne Cristina Catalina, responsable de projets européens pour la France, chez Zabala Innovation. “Notre cabinet s’engage à offrir le soutien et l’expertise nécessaires pour que les projets de nos clients respectent non seulement les attentes et les exigences établies par la Commission européenne pour chaque appel à propositions, mais contribuent également au développement durable et compétitif de leurs organisations,” ajoute-t-elle.
Profiter des opportunités offertes par les appels européens nécessite une approche méticuleuse et stratégique. En suivant ces recommandations et en ayant le bon soutien, vous pourrez naviguer dans le paysage complexe du financement européen avec confiance et efficacité, en veillant à ce que chaque étape du processus soit alignée avec les objectifs et les réglementations de l’Union européenne. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : mener à bien un projet innovant qui génère un impact positif dans votre secteur et sur la société européenne.
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