Aspects clés des audits dans les projets financés par des fonds européens

Le financement de projets par le biais des programmes européens représente une opportunité précieuse pour les organisations et entités de toute l’Europe. La plupart de ces initiatives sont collaboratives et menées par des consortiums composés d’entités issues de divers pays de l’UE ou de pays associés, sous la direction d’un coordinateur de projet. Toutefois, ces aides s’accompagnent de responsabilités et d’obligations strictes, notamment la possibilité d’être soumis à un audit par la Commission européenne, même après l’achèvement du projet.

Lorsqu’une subvention est accordée, un accord de subvention (en anglais, grant agreement) est signé, permettant ainsi le lancement du projet. Pour garantir un financement complet, il est crucial de respecter toutes les obligations établies. Notre expérience chez Zabala Innovation, où nous gérons plus de 500 projets européens, nous a appris qu’une préparation minutieuse est essentielle pour relever ces défis.

Qu’est-ce qu’un audit de la Commission européenne ?

Un audit de la Commission européenne est un processus de révision et de vérification qui peut porter principalement sur des aspects économiques, bien que des éléments techniques et de conformité aux conditions de l’accord de subvention puissent également être examinés. L’objectif de ces audits est d’assurer que les fonds attribués ont été utilisés de manière appropriée, conformément aux lois et régulations européennes.

Les audits constituent un outil fondamental pour garantir l’intégrité, la transparence et l’efficacité dans l’utilisation des fonds de l’UE. Ils protègent ainsi ses intérêts financiers et veillent à ce que les projets financés apportent la valeur attendue. En outre, ces audits permettent d’identifier des domaines d’amélioration dans la gestion des projets, ce qui peut conduire à des recommandations visant à optimiser l’efficacité des financements dans les différents programmes européens.

Les audits peuvent être réalisés par la Commission elle-même ou par des auditeurs externes désignés. Par ailleurs, les bénéficiaires de fonds européens peuvent également faire l’objet d’audits par d’autres organismes, tels que l’Office européen de lutte contre la fraude (OLAF), le Parquet européen (EPPO) et la Cour des comptes européenne (ECA).

Qui peut être soumis à un audit de la Commission européenne ?

Les audits peuvent être menés à la fois au niveau du projet et des bénéficiaires, ainsi que des entités affiliées. D’autres acteurs participant au projet, comme les partenaires associés, les tiers fournissant des contributions en nature, les sous-traitants et les bénéficiaires de soutien financier à des tiers, peuvent également être soumis à ces procédures. Il est donc crucial que les accords signés avec ces participants mentionnent la possibilité d’audits par la Commission européenne et l’obligation pour ces tiers de fournir les informations requises.

Quand peut avoir lieu un audit ?

Les audits peuvent être effectués à tout moment durant l’exécution du projet, concernant l’ensemble des bénéficiaires ou seulement certains d’entre eux. De plus, une fois le projet terminé, la Commission européenne peut demander des rapports et des clarifications sur la documentation présentée pendant plusieurs années.

Les accords de subvention spécifient généralement une période durant laquelle les bénéficiaires doivent conserver la documentation et être prêts pour un éventuel audit. Cette période peut varier, mais elle est de deux ans après le paiement final dans le cadre du programme Horizon Europe.

Comment se déroule un audit de la Commission européenne ?

Le processus d’audit débute par l’envoi, via le portail, d’une lettre de la part de Bruxelles informant le bénéficiaire des projets et des périodes qui seront audités. Cette lettre indique également le nom de l’entité responsable du processus, notamment si un auditeur externe est désigné, permettant ainsi au bénéficiaire de solliciter un autre auditeur en cas de conflit d’intérêts.

L’examen de la documentation peut se faire de façon télématique ou par le biais de visites sur site dans les locaux du bénéficiaire. Dans tous les cas, celui-ci doit faciliter l’accès aux auditeurs à l’ensemble des documents requis, en fournissant les informations complètes dans le format demandé et en respectant les délais impartis. En cas de non-respect de ces obligations, il existe un risque que des coûts non justifiés soient rejetés et qu’un remboursement d’une partie de l’aide reçue soit exigé.

Une fois le processus terminé, le bénéficiaire recevra, via le portail, un projet de rapport d’audit sur lequel il disposera d’un délai de 30 jours pour faire part de ses observations. À l’issue de ce délai, le rapport d’audit final sera élaboré et accompagné d’une lettre de conclusions, précisant, si nécessaire, les actions à entreprendre (remboursement de fonds, suspension de paiements, sanctions administratives ou financières, etc.).

Quels éléments sont vérifiés lors d’un audit ?

Lors d’un audit, plusieurs aspects du projet sont examinés.

• Documentation financière : vérification que toutes les dépenses sont correctement comptabilisées et éligibles conformément aux critères établis pour chaque programme européen.
• Respect des objectifs : évaluation de la mesure dans laquelle le projet a atteint les objectifs et résultats attendus, par le biais d’une analyse des rapports et des livrables réalisés.
• Procédures de gestion : examen des procédures de gestion et de contrôle interne pour s’assurer que les pratiques habituelles de l’entité ont été respectées.

Il est impératif de tenir des registres et de conserver les documents justificatifs afin de prouver que le projet a été géré et exécuté correctement. Cela inclut la tenue de comptes sur les dépenses éligibles et la comptabilité correspondante.

Conséquences des audits dans les projets européens

En cas d’irrégularités détectées lors d’un audit, la Commission européenne peut prendre plusieurs mesures, allant de la demande de corrections au remboursement de fonds. Dans les cas les plus graves, des sanctions supplémentaires peuvent être appliquées.

La possibilité d’un audit par la Commission européenne est un élément crucial à considérer lors de la gestion de projets financés par des programmes européens. Maintenir une bonne organisation, une documentation complète et respecter rigoureusement les termes de l’accord de subvention sont des conditions essentielles pour garantir le succès d’un audit.

Chez Zabala Innovation, nous gérons actuellement 36 projets collaboratifs dans le cadre d’Horizon Europe, avec un budget total dépassant 180 millions d’euros. Nous sommes également impliqués dans des projets financés par d’autres programmes européens tels que LIFE, le Mécanisme pour l’interconnexion en Europe (CEF, en anglais), Innovation Fund et Interreg. Notre équipe d’experts est à votre disposition pour vous aider à respecter les exigences de gestion nécessaires, à assurer la conformité réglementaire et à optimiser les résultats de vos projets.