Comment organiser avec succès un kick-off meeting dans les projets européens

Démarrer un projet européen après avoir obtenu un financement de l’UE est une étape clé. La réunion de lancement, ou kick-off meeting en anglais, dans le cadre de projets européens tels qu’Horizon Europe, LIFE et Innovation Fund, réunit tous les membres du consortium (PME, instituts de recherche, universités, grandes entreprises, administrations publiques, etc.). Cette rencontre marque le début officiel du projet et pose les fondations pour une collaboration efficace tout au long de sa mise en œuvre.

Réussir cette première étape est essentiel. Une réunion de lancement bien organisée permet d’établir un cadre solide pour l’ensemble du projet, d’aligner les membres de l’équipe et de clarifier les objectifs. Chez Zabala Innovation, nous comprenons l’importance cruciale de ce moment et offrons un service de gestion de projet spécialisé pour assurer que votre kick-off meeting soit planifié et exécuté avec rigueur et efficacité.

Quel est l’objectif d’un kick-off meeting ?

Une réunion de lancement dépasse la simple formalité ; c’est une opportunité clé pour aligner l’équipe du projet, clarifier les objectifs et établir une vision commune. Ses principaux objectifs sont les suivants.

• Rappeler l’objectif du projet. En présence de tous les membres du consortium, il est crucial de communiquer de manière précise les objectifs du projet et de souligner l’importance de la contribution de chaque participant à la réussite de celui-ci.
• Répondre aux questions. C’est l’occasion idéale pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. En abordant les questions et les préoccupations dès le début, vous minimisez les risques de malentendus qui pourraient ralentir les progrès par la suite.
• Définir les attentes. Fixer des attentes claires concernant la qualité, les délais et les responsabilités permet de motiver l’équipe et de garantir que chacun est engagé à fournir un travail de qualité optimale.

Qui est responsable du kick-off meeting ?

L’organisation de la réunion de lancement incombe généralement au coordinateur du projet, avec le soutien de l’équipe de gestion. Bien que le rôle du coordinateur soit essentiel, l’accompagnement de professionnels expérimentés en gestion de projet peut considérablement améliorer le déroulement de cet événement clé. Voici quelques conseils indispensables pour garantir le succès de cette réunion.

• Coordination initiale. Avant de planifier la réunion de lancement, il est conseillé d’organiser un appel avec votre responsable de projet. Cet échange permet d’établir une bonne relation de travail, de discuter des attentes et de confirmer sa disponibilité pour la réunion. Il est également important de s’assurer que tous les partenaires comprennent l’importance de cet événement présentiel et accordent la priorité à leur participation, car il s’agit d’un moment crucial pour établir les bases du projet.
• Logistique et préparatifs. Fixez la date de la réunion le plus tôt possible afin de garantir la participation des acteurs clés comme le responsable de projet. Choisissez un lieu adapté, souvent au siège du coordinateur, ce qui permet de présenter les installations ou les technologies en lien avec le projet. La réunion doit durer entre un jour et demi et trois jours, comprenant généralement un dîner de consortium pour renforcer la cohésion de l’équipe.
• Voyage et hébergement. Fournissez aux partenaires toutes les informations nécessaires concernant les voyages et l’hébergement, incluant des indications sur le lieu de la réunion, des recommandations de points d’intérêt à proximité et des conseils pour se déplacer en ville. Cela permettra à chacun d’arriver sereinement et de se concentrer pleinement sur les objectifs de la réunion.
• Identité visuelle et supports. Collaborez avec le responsable de la communication et de la diffusion pour définir l’identité visuelle du projet, incluant la création d’un logo et de modèles de présentation. Partagez un modèle PowerPoint avec tous les partenaires afin que les présentations suivent une structure et un format homogènes. Cela garantit une cohérence dès le début du projet et renforce l’image professionnelle de l’équipe.

Que doit-on discuter lors d’un kick-off meeting de projet de l’UE ?

Un agenda bien structuré est crucial pour aborder tous les sujets importants lors de la réunion de lancement. Voici un exemple d’agenda recommandé pour un kick-off meeting.

• Accueil et remarques d’ouverture par le coordinateur du projet. Le coordinateur commence la réunion en accueillant tous les participants, en présentant un aperçu du projet, et en expliquant les objectifs et l’impact attendu.
• Présentation des partenaires. Un tour de table où chaque partenaire se présente et explique son rôle et ses contributions dans le projet.
• Présentation du responsable de projet. Si le responsable de projet est présent, il doit exposer ses attentes, expliquer comment le projet s’aligne avec les objectifs de l’UE, et passer en revue les points clés de la convention de subvention (grant agreement).
• Vue d’ensemble de la gestion de projet de l’UE. Fournir un aperçu détaillé des aspects de gestion du projet, y compris : calendrier du projet (présentez le calendrier avec les jalons et les délais importants) ; structure de gestion (décrivez la structure de gestion du projet, en détaillant les rôles, les responsabilités, les stratégies de communication, et les processus décisionnels) ; aspects administratifs et financiers (abordez le budget, les règles de financement, et les procédures de gestion financière, et clarifiez les exigences en matière de rapports financiers et techniques, ainsi que les obligations contractuelles, telles que les droits de propriété intellectuelle et les plans de diffusion) ; gestion des risques et planification de la contingence (identifiez les risques et discutez des plans de contingence ainsi que des stratégies d’atténuation des risques) ; outils de collaboration (présentez les outils et plateformes comme SharePoint qui seront utilisés pour la gestion du projet et expliquez comment ils faciliteront la communication et le partage de documents).
• Présentation des travaux (work package). Chaque responsable de work package doit le présenter, en détaillant les objectifs, les tâches, les délais et les livrables. Prévoyez un temps pour les questions après chaque présentation pour assurer la bonne compréhension de chacun.

Selon les besoins spécifiques de votre projet, vous pouvez également inclure des créneaux pour des discussions techniques, des questions urgentes, des défis de mise en œuvre, des exigences éthiques, ou des synergies avec d’autres projets.

Que faire après le kick-off meeting ?

Le travail ne s’arrête pas lorsque la réunion se termine—en fait, il ne fait que commencer. Pour maintenir l’élan et garder le consortium engagé, envisagez les étapes suivantes :

• Communiqué de presse. Préparez un communiqué de presse pour annoncer le kick-off meeting et le lancement du projet. Le responsable du paquet de travail communication et diffusion devrait diriger cet effort, en s’assurant qu’il est prêt à être traduit et distribué par tous les partenaires.
• Contenu pour les médias sociaux. Profitez de la présence de toute l’équipe pour créer des vidéos et prendre des photos de groupe. Ceux-ci peuvent être des atouts précieux pour de futures campagnes sur les médias sociaux. Lancez vos canaux de médias sociaux dès que possible pour commencer à partager des informations sur les progrès du projet.
• Email de remerciement et compte-rendu de réunion. Pendant le kick-off meeting, l’équipe de gestion de projet devrait avoir documenté la présence, les discussions et les points d’action clés. Après la réunion, partagez ces éléments avec tous les partenaires dans un délai d’une semaine. Suivez avec un email pour remercier votre équipe et réitérer les livrables et les délais clés.

Préparer un kick-off meeting réussi requiert un investissement considérable, mais il est essentiel pour établir le ton du projet, en posant les bases d’une communication claire et d’objectifs partagés. Chez Zabala Innovation, nous proposons des services de gestion de projet complets pour vous accompagner à chaque étape, depuis la planification initiale jusqu’à l’exécution finale. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs de projet avec confian