Comment gérer des initiatives financées par l’Innovation Fund ?

Le programme Innovation Fund de l’Union européenne est l’un des principaux instruments pour financer des projets favorisant une industrie bas carbone. Obtenir un financement constitue un grand succès, mais ce n’est que la première étape. La véritable clé de la réussite réside dans la gestion efficace du projet tout au long de sa mise en œuvre.

Voici donc un guide complet sur la gestion des projets financés par l’Innovation Fund, qui met en évidence les points essentiels afin de garantir le respect des exigences et assurer l’alignement des ressources avec l’avancement des activités.

Que faire après l’obtention du financement ?

Félicitations pour l’obtention du financement ! Mais qu’allez-vous faire maintenant ? Obtenir l’approbation du projet est une étape importante, mais le chemin vers les résultats attendus reste encore à parcourir. Si vous avez réalisé un bon travail lors de la phase de préparation de la proposition, vous disposerez d’une base solide pour la mise en œuvre. Toutefois, l’approbation seule ne garantit pas le succès : une gestion continue et le respect rigoureux des exigences établies sont essentiels pour assurer l’avancement correct du projet.

Avant tout, une communication efficace avec l’Agence exécutive européenne pour le climat, les infrastructures et l’environnement (CINEA) est indispensable pour garantir que le projet progresse comme prévu. Cela inclut :

• la remise ponctuelle des livrables ;
• la notification à CINEA de toute déviation dans la mise en œuvre du projet ;
• la participation aux réunions de suivi périodiques proposées par CINEA.

Étant donné que les périodes de reporting dans le cadre de l’Innovation Fund sont généralement longues, CINEA propose souvent des réunions de suivi régulières au cours desquelles le consortium rend compte de l’avancement des différentes activités.

Chez Zabala Innovation, nous nous chargeons de préparer et d’accompagner nos clients lors de ces réunions, afin de garantir le respect des exigences de CINEA. La transparence est essentielle pour maintenir la confiance de la Commission européenne et garantir le versement du financement.

Comment gérer un projet Innovation Fund ?

En raison de la complexité et de l’envergure des projets financés par l’Innovation Fund, leur gestion nécessite un suivi constant. Le programme impose la production d’un grand nombre de livrables ainsi que la rédaction de rapports d’avancement (semestriels ou annuels) aux différentes étapes du projet, afin de rendre compte de l’évolution des activités réalisées durant la période concernée.

Chez Zabala Innovation, nous disposons d’un modèle de gestion flexible, qui s’adapte au rythme et à la charge de travail du projet, garantissant une élaboration efficace et conforme des livrables.

De la clôture financière (financial close) et de la phase de construction — où de nombreux rapports et plans détaillés doivent être présentés — jusqu’aux phases d’exploitation du projet, notre équipe est prête à vous fournir l’accompagnement nécessaire.

Nous disposons également d’une équipe financière spécialisée dans l’Innovation Fund, qui peut vous assister dans la révision du Relevant cost calculator (le fichier Excel d’informations financières élaboré par CINEA et inclus dans la proposition) ainsi que du modèle financier privé, afin de garantir leur conformité avec la méthodologie des coûts pertinents du programme.

La gestion administrative dans l’Innovation Fund

Comme pour tout projet européen, la gestion administrative est une condition indispensable pour garantir une utilisation optimale des ressources et l’atteinte des objectifs du projet.

Le financement de l’Innovation Fund repose sur le mécanisme de financement du lump sum, ce qui semble simplifier la gestion financière et administrative. Cependant, cela n’allège pas les exigences : il est nécessaire d’élaborer divers rapports et livrables démontrant l’atteinte des jalons, condition essentielle pour continuer à recevoir le financement.

De cette façon, même s’il n’est pas nécessaire de fournir un relevé détaillé des coûts réels engagés, les bénéficiaires doivent être en mesure de fournir toutes les informations requises pour justifier l’éligibilité des montants forfaitaires déclarés.

Par ailleurs, les bénéficiaires doivent conserver les documents originaux et tous les justificatifs prouvant sa bonne exécution. Ces documents peuvent être demandés jusqu’à cinq ans après la clôture du projet.

Chez Zabala Innovation, nous maîtrisons le lump sum depuis le programme Horizon 2020. Notre équipe vous aide à sécuriser et gérer efficacement ce type de financement, en veillant à ce que votre projet atteigne ses jalons et livre ses résultats dans les délais impartis.

Périodes de ‘reporting’ : que doit contenir votre rapport pour être conforme ?

Le programme Innovation Fund exige des rapports périodiques sur l’état du projet, qui sont indispensables pour débloquer les paiements prévus dans la subvention. Ces rapports doivent couvrir les aspects techniques, opérationnels, financiers et environnementaux.

En particulier, lors des phases d’exploitation du projet, il est nécessaire de démontrer comment celui-ci contribue à la réduction des émissions de gaz à effet de serre (GES) et à la transition vers la neutralité climatique.

Voici le contenu essentiel des rapports périodiques.

• Aspects techniques : progrès dans le déploiement des technologies net zero innovantes, résultats majeurs et impacts obtenus à ce jour.
• Aspects opérationnels : y compris les permis, la conformité environnementale, la santé et la sécurité,
• Aspects financiers : rapport sur les aspects financiers et économiques (coûts pertinents, rentabilité, etc.).
• Impact environnemental : estimation du potentiel d’émissions de GES évitées (plan de suivi, émissions évitées obtenues).

Que se passe-t-il si le projet n’avance pas comme prévu ?

Comme pour tout projet de grande envergure, la gestion des risques est essentielle et doit être assurée de manière continue tout au long du projet. Néanmoins, en cas de changements importants par rapport à l’accord de subvention (grant agreement) — par exemple des retards, des déviations significatives ou des impacts sur les résultats —, il est possible de demander des avenants (amendments) de cet accord.

Si un obstacle technique ou opérationnel empêche une phase du projet d’avancer comme prévu et qu’il devient impossible d’atteindre un jalon financier, il est possible de demander une prolongation de la durée du projet.

Il est crucial d’anticiper ces problèmes, de communiquer toute déviation de manière transparente et de collaborer étroitement avec CINEA pour s’assurer que les modifications soient acceptées sans mettre en péril le financement.

La valeur d’un accompagnement expert

Chez Zabala Innovation, nous vous aidons à gérer votre projet financé par l’Innovation Fund avec succès, en vous accompagnant de manière continue tout au long de son cycle de vie.

Nous connaissons en profondeur les exigences et les défis de ce programme. Depuis la première édition, nous avons déposé plus de 90 projets et obtenu presque 1,2 milliard d’euros pour nos clients.

Ne laissez rien au hasard : assurez la conformité, l’efficacité opérationnelle et le succès de votre projet.