Qu’est-ce que le financement ’lump sum’ dans les projets européens et comment fonctionne-t-il ?

Le financement lump sum est une approche simplifiée adoptée dans divers programmes de l’UE afin de réduire les charges administratives et de permettre aux équipes de projet de se concentrer davantage sur leurs objectifs. Le terme lump sum fait référence à un montant fixe alloué pour couvrir l’ensemble du projet, au lieu de rembourser des dépenses spécifiques. Ce modèle élimine le besoin de rapports financiers détaillés, rendant ainsi le processus plus efficace pour les bénéficiaires et les organismes financeurs.

Que signifie un projet ‘lump sum’ ?

Un projet lump sum fonctionne avec un budget prédéfini — une somme globale — au lieu de rembourser des dépenses réelles. Dans ce cadre, le succès est mesuré par l’atteinte des objectifs et des jalons plutôt que par la précision des registres financiers. Par exemple, un projet visant à développer une technologie innovante dans le domaine des énergies renouvelables se concentrera sur la livraison de solutions de haute qualité plutôt que sur le suivi détaillé de chaque euro dépensé pour le personnel, les équipements ou les déplacements.

Cette approche est de plus en plus courante dans les programmes de l’UE. Sous le programme Horizon Europe, 314 topics utilisant le financement lump sum ont été publiés jusqu’à présent (programmes de travail couvrant la période 2021-2024), avec un budget de 4,7 milliards d’euros. En priorisant les résultats plutôt que la bureaucratie, le financement lump sum offre aux gestionnaires de projets une plus grande flexibilité dans l’allocation des ressources tout en réduisant la charge administrative.

Qu’est-ce que le financement ‘lump sum’ dans les projets européens ?

L’éligibilité au financement lump sum dépend du programme spécifique et de la nature du projet. Des programmes de l’UE tels qu’Horizon Europe et Erasmus+ proposent souvent cette option pour des initiatives avec des livrables clairs et mesurables.

Pour obtenir un financement lump sum, les candidats doivent examiner attentivement les lignes directrices des appels à projets du programme concerné. Si le projet est retenu, l’accord de subvention détaillera le montant fixe alloué par work package. Les paiements sont effectués au fur et à mesure que ces work packages sont réalisés, garantissant la responsabilisation tout en simplifiant le processus de financement.

Chez Zabala Innovation, grâce à notre expertise en gestion de projets européens, nous aidons les organisations à obtenir le financement adéquat et à garantir que leurs projets soient menés efficacement, atteignent les jalons et produisent les résultats escomptés.

Comment les paiements ‘lump sum’ sont-ils effectués ?

Le schéma de paiement des subventions lump sum est similaire à celui des subventions basées sur des coûts réels, mais présente les particularités suivantes.

• Paiement initial anticipé : une partie du lump sum est versée lors de la signature de l’accord de subvention, juste avant la réunion de lancement, ce qui permet aux équipes de commencer les activités.
• Paiements intermédiaires : des paiements additionnels sont effectués une fois que les work packages sont déclarés terminés et acceptés par la Commission européenne lors des périodes de rapport.
• Paiement final : le dernier paiement est réalisé une fois que tous les objectifs sont atteints et le projet est conclu avec succès. En fin de projet, certains work packages peuvent être déclarés partiellement achevés, soit par le coordinateur, soit par l’agent de projet. Dans ces cas, la part correspondante du lump sum est payée partiellement, en fonction du niveau d’achèvement accepté par la Commission.

Meilleures pratiques pour gérer le financement ‘lump sum’ dans les projets européens

La gestion du financement lump sum dans les projets européens exige une planification minutieuse et une exécution efficace. Voici quelques conseils pratiques.

• Accord de consortium : le succès du financement lump sum dépend de la réalisation des objectifs et des jalons prédéfinis. Le rôle des leaders des work packages est crucial pour le suivi technique et le contrôle des résultats. Leurs responsabilités doivent donc être clairement définies dans la structure de gouvernance incluse dans l’accord de consortium.
• Maintenir des rapports de progrès : bien qu’un rapport financier détaillé ne soit pas requis, des rapports de progrès et des livrables démontrant l’atteinte des jalons sont nécessaires pour continuer à recevoir des financements. Ces rapports pourraient également être demandés par la Commission européenne en cas de révisions ou d’audits non financiers.
• Superviser l’exécution de près : définir des indicateurs de suivi pour garantir que tout reste sur la bonne voie est essentiel pour atteindre les objectifs du projet.

Pourquoi une gestion efficace du projet est-elle importante ?

Gérer un projet lump sum ne se limite pas aux aspects financiers. Cela exige des compétences organisationnelles solides, une connaissance des réglementations de l’UE et une compréhension des exigences spécifiques de chaque programme.

Chez Zabala Innovation, nous avons travaillé sur des subventions lump sum depuis le programme H2020 et nous soutenons actuellement ce type de projets dans Horizon Europe, depuis la préparation et la soumission de la proposition jusqu’à la mise en œuvre du projet et à la gestion de l’accord de subvention. Cela fait de nous le partenaire idéal pour vous aider à gérer votre projet européen.

Notre équipe vous accompagne pour obtenir et gérer efficacement le financement lump sum, en veillant à ce que votre projet atteigne ses jalons et livre des résultats de haute qualité dans les délais prévus. Que vous soyez un candidat novice ou un coordinateur expérimenté, une bonne planification et un accompagnement expert peuvent faire toute la différence.